Datenschutzerklärung

  • Datenschutzinformationen für Bewerber*innen Wir bei IBM iX nehmen den Schutz deiner Daten sehr wichtig. Wir verarbeiten deine Daten daher nur auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. In diesen Datenschutzinformationen findest du alle Informationen rund um die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.
    1. Wer ist für den Schutz deiner Daten verantwortlich?
    Für Jobs im jeweiligen Land sind die folgenden Gesellschaften verantwortlich:
    Deutschland:
    Schweiz:
    IBM iX Berlin GmbH

    Chausseestraße 5
    10115 Berlin
    Deutschland
    +49 30 283921-0
    berlin@ibmix.de
    IBM iX Switzerland AG
    Vulkanstrasse 106, 8048 Zürich, Schweiz
    +41 58 33 30 303
    zurich@ibmix.ch
    IBM iX Switzerland AG
    Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Genf, Schweiz
    +41 58 33 34 455
    genf@ibmix.ch




      2. Wie erreichst du unseren Datenschutzbeauftragten?Unseren Datenschutzbeauftragten kannst du per E-Mail unter privacy@ibmix.de oder per Post an der jeweils oben angeführten Adresse mit dem Zusatz „Zu Händen des Datenschutzbeauftragten“ erreichen.
     3. Welche Rechte hast du?Du hast folgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegenüber uns:
    • Auskunft, der zu dir gespeicherten Daten bei uns (Art. 15 DSGVO)
    • Berichtigung deiner Daten (Art. 16 DSGVO)
    • Löschung deiner Daten, falls rechtlich zulässig (Art. 17 DSGVO)
    • Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten (Art. 18 DSGVO)
    • Erhalt der Daten, die du uns zur Verfügung gestellt hast in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
    • Widerspruch gegen das Verarbeiten deiner Daten (Art. 21 DSGVO)
    • Beschwerde über uns bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
    • Sofern wir deine Daten durch deine Einwilligung erhalten haben und verarbeiten, kannst du diese Einwilligung jederzeit widerrufen (Art 7 DSGVO)
    4. Wie lange werden deine Daten aufbewahrt?Wir heben Daten ausschließlich unter Berücksichtigung des Gesetzes solange auf, wie dies zur Erreichung der festgelegten Zwecke notwendig ist. Wenn der Zweck nicht mehr vorliegt, löschen wir die Daten selbstständig. Wir können die Daten auch anonymisieren wodurch der Personenbezug unwiderruflich beseitigt wird.
    Bewerbungen, die nicht zu einer Anstellung bei uns führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach 6 Monaten gelöscht. Bei Bewerbungen, die zu einer Anstellung führen, werden deine Daten jedenfalls so lange aufbewahrt, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder solange allenfalls bestehende rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind.
      5. Welche Daten verarbeiten wir?Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten:
    • Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum)
    • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer)
    • Angaben aus dem Bewerbungsformular (darunter fallen z.B. Gehaltswunsch, deine Motivation, wie du auf uns aufmerksam geworden bist, deinem möglichen Startzeitpunkt, Link zu Online Profilen wie z. B. LinkedIn)
    • Angaben zu einer Behinderung (nur sofern du diese Daten freiwillig selbst angibst)
    • Daten zur Ausbildung/beruflichen Erfahrung (insb. Daten aus dem Lebenslauf und dem Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Zeugnisse, Qualifikationen und Sprachkenntnisse)
    • Foto (falls du dieses im Rahmen der Bewerbung freiwillig zur Verfügung stellst)
    • Daten zu unserer Kommunikation mit dir (Datum von Telefonaten, Nachrichten, Interviews)
    • Daten, die du im Rahmen der Feedbackumfrage zur Verfügung gestellt hast 
    • Bild, Audio, Video & Meeting Metadaten bei online durchgeführten Interviews. 
    Du bist nicht dazu verpflichtet, uns deine Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn du dies nicht tust, wird es uns aber nicht möglich sein, den Bewerbungsprozess mit dir durchzuführen.
     6. Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck verarbeiten wir deine Daten?
    1. Zur Vertragserfüllung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeiten wir deine Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Das tun wir zur Bearbeitung deiner Bewerbung, zur Personalentwicklung und zur Zutrittsverwaltung für unsere Büros.
    2. Auch im Interesse von uns oder eines Dritten können deine Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO verarbeitet werden zur Erfüllung von Compliance Vorgaben, zur Gewährleistung der IT Sicherheit und des IT Betriebs, zur Abwehr von geltend gemachten Ansprüchen (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz), zur Übermittlung innerhalb der Konzerngesellschaften zur zentralen Steuerung des Bewerbungsprozesses und für den Einsatz von Recruitingtools (siehe unten). 
    3. Soweit wir deine Daten in unserem Interesse oder im Interesse eines Dritten             verarbeiten, hast du das Recht jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus deiner besonderen Situation Gründe dafür ergeben.
    4. Auf Basis deiner Einwilligung, können deine Bewerberdaten auch an Konzernunternehmen weitergegeben werden, damit du dort für passende Positionen in Betracht gezogen werden kannst. In einem solchen Fall verarbeiten wir deine Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wenn du nicht einwilligst, werden deine Bewerberdaten nur für jene Unternehmen berücksichtigt, bei denen du dich beworben hast. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten. Es kann sein, dass wir dir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses eine Feedbackumfrage schicken. Daten die du dort zur Verfügung stellst, verarbeiten wir ebenfalls auf Basis deiner Einwilligung, die du jederzeit für die Zukunft widerrufen kannst.
    5. Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art 9 DSGVO (z. B. Daten zu einer Behinderung). Wir bitten dich, uns von vornherein keine derartigen Daten zukommen zu lassen. Sofern du uns trotzdem Daten zu einer Behinderung angibst, verarbeiten wir diese auf Basis deiner Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a iVm Art 9 Abs 2 lit a DSGVO (für Deutschland iVm § 26 Abs 2 BDSG), soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände gemäß Art 9 Abs 2 lit b DSGVO (für Deutschland iVm § 26 Abs 3 BDSG) einschlägig sind.
    6. Die Verarbeitung von Bewerbungsdaten in Deutschland stützt sich auf Art. 88 DSGVO iVm Art. 26 BDSG.
      7. An wen dürfen deine Daten weitergegeben werden?Im Zuge des Bewerbungsverfahrens ist es notwendig, dass wir personenbezogene Daten an verschiedene Empfänger übermitteln. Die Empfänger sind bei ihrer Datenverarbeitung entweder eigenständig Verantwortliche (d. h. sie unterliegen selbst den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, unsere Auftragsverarbeiter (auf Basis eines Auftragsverarbeitunsgvertrags) oder gemeinsame Verantwortliche (auf Basis einer Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit).
    IBM iX kann die erfassten personenbezogenen Daten an IBM, IBM Tochtergesellschaften und Dritte weltweit weitergeben.
    Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten nur diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen deine Daten, soweit sie diese zur Bearbeitung deiner Bewerbung benötigen. Wo notwendig, wurde zwischen den Gesellschaften eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO/GDPR abgeschlossen.
    In gewissen Fällen, z. B. wenn du deine Einwilligung hierfür erteilt hast, können wir deine Unterlagen auch an weitere Konzerngesellschaften weitergeben.
    In gewissen Fällen arbeiten wir mit externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) zusammen und übermitteln an diese deine Daten im für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang. Zu unseren Auftragsverarbeitern zählen insbesondere IT-Dienstleister, Software und Service Provider (für die Bereitstellung von IT-Applikationen) und Anbieter von Recruiting Tools (siehe unten).

    Unser Bewerberportal Umantis wird von unserem Auftragsverarbeiter Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg betrieben.
    Falls die Bewerbung für eine Stelle bei IBM iX über einen Personaldienstleister (wie z. B. Headhunter) erfolgt, erhebt der Personaldienstleister deine Daten und leitet uns diese zur Evaluierung der Bewerbung weiter. Ebenso informieren wir den Personaldienstleister, wenn und ob eine Anstellung erfolgt.
    Es gibt auch gesetzliche Verpflichtungen, die wir nur erfüllen können, wenn wir deine Daten an Behörden oder Gerichte im erforderlichen Ausmaß übermitteln.
    In allen diesen Fällen werden deine Daten nur im absolut erforderlichen Mindestumfang übermittelt oder bereitgestellt.
     8. Dürfen meine Daten in einem Drittland verarbeitet werden?Ja, wenn diesem Drittland durch die Europäische Kommission/UK Secretary of State ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere geeignete Datenschutzgarantien vorhanden sind.
    Im Falle von Drittlandverarbeitungen nutzten wir geeignete Schutzgarantien, wie Standarddatenschutzklauseln, Zertifizierungen, verbindliche interne Datenschutzvorschriften oder einen Angemessenheitsbeschluss der europäischen Kommission/ UK Secretary of State.
    Bei dem Einsatz von den Recruiting Tools des Anbieters LinkedIn Corporation kann es zu einer Verarbeitung deiner Daten in den USA kommen. Mehr Informationen dazu insb. zu den diesbezüglichen Risiken findest du in Kapitel 11.
    Wir nutzen das Tool Cisco Webex, um online Interviews durchzuführen. Cisco Webex ist ein Service der Cisco Sytems, Inc. mit Sitz in San José, Kalifornien, USA. Mehr Informationen dazu insb. zu den diesbezüglichen Risiken findest du in Kapitel 12.
    In besonderen Fällen kann die Übermittlung an ein Drittland auch mit deiner ausdrücklichen Einwilligung erfolgen, sofern wir dich über die möglichen Risiken der beabsichtigen Übermittlung und das Fehlen geeigneter Datenschutzgarantien aufgeklärt haben.
     9. Woher stammen die Daten, die wir über dich verarbeiten?Deine Daten erheben wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses entweder, indem du uns diese direkt zur Verfügung stellst (z. B. durch Hochladen deines Lebenslaufes), indem wir diese selbst erheben (z. B. durch Ansicht deines Onlineprofils auf einer Jobplattform) oder indem wir diese von einem Personaldienstleister erhalten.
     10. Wie erfolgt das Recruiting über den XING TalentManager und den XING TalentpoolManager? Wenn du ein XING Profil hast, nutzen wir gegebenenfalls den XING TalentManager und den XING TalentpoolManager, um dich als potenziellen neuen Mitarbeiter zu entdecken und zu kontaktieren. XING wird von dem UnternehmenNew Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland betrieben. Über den XING TalentManager können wir Kandidaten auf XING suchen und Bewerbungen und Profile von XING Mitgliedern für unsere Recruitingzwecke verwalten. Die Nutzung und der Zugriff auf dieses Tool erfolgt ausschließlich durch unsere Recruiting Mitarbeiter.
    Wenn du IBM iX in deinem Nutzerprofil als Wunscharbeitgeber angibst, verarbeiten wir dein Profil zusätzlich im XING Talent Pool Manager. Damit haben wir die Möglichkeit, sogenannte „Talent Pools“ anzulegen und in diesen für das Unternehmen als Mitarbeiter interessante Mitglieder zu verwalten und mit diesen für zukünftige Stellengesuche in Kontakt zu bleiben.
    Im XING Talent Manager und im Talent Pool Manager verarbeiten wir all diejenigen Daten, die sich aus deinem XING Profil ergeben sowie weitere Informationen, die du uns gegebenenfalls im Rahmen einer Kontaktaufnahme durch unsere Recruiter freiwillig mitteilst.
    Wir speichern oder kopieren dein XING Profil dabei nicht, sondern erstellen lediglich über die uns von XING angebotenen Dienste eine Verknüpfung zu deinem Profil.
    Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse im Beruf- und Karrierenetzwerk XING aktiv nach geeigneten Bewerbern für IBM iX zu suchen und die Nutzer zu kontaktieren. Ferner haben wir ein berechtigtes Interesse an der Aufnahme deines Profils, wenn du IBM iX als Wunscharbeitgeber angegeben hast. Du kannst dieser Verarbeitung auch widersprechen. Dazu wende dich bitte an uns über die oben angegebenen Kontaktdaten.
    Wir löschen die Verknüpfung zu deinem Profil sobald wir feststellen, dass wir dich als Kandidaten nicht kontaktieren möchten oder sobald du uns nach Kontaktaufnahme signalisierst, dass du kein Interesse an einer Tätigkeit bei uns hast. Solltest du dein Profil löschen sind deine Daten auch für uns nicht mehr im Talent Manager oder im Talent Pool Manager sichtbar.
    Weitere Informationen zum Datenschutz zum XING Talent Manager und zum XING Talent Pool Manager findest du unter https://www.xing.com/legal/privacy_policy_talentmanager und https://www.xing.com/legal/privacy_policy_talentpoolmanager.
    11. Wie erfolgt das Recruiting über die LinkedIn Talent Solutions? Wenn du ein LinkedIn Profil hast, nutzen wir gegebenenfalls den LinkedIn Recruiter, LinkedIn Job Slot und LinkedIn Kampagnen, um dich als potenziellen neuen Mitarbeiter bei LinkedIn zu entdecken und zu kontaktieren.LinkedIn Recruiter ist ein Tool des amerikanischen Unternehmens LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Bei der Nutzung von LinkedIn Recruiter kann es daher zu einer Verarbeitung deiner Daten in den USA kommen. Der Europäische Gerichtshof hat festgestellt, dass die USA kein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellt. Es besteht daher vor allem das Risiko, dass deine Daten dem Zugriff durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken unterliegen und keine wirksamen Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
    Über den LinkedIn Recruiter können wir Kandidaten auf LinkedIn suchen und Bewerbungen und Profile von LinkedIn Mitgliedern für unsere Recruitingzwecke verwalten. Die Nutzung und der Zugriff auf dieses Tool erfolgt ausschließlich durch unsere Recruiting Mitarbeiter.
    Im LinkedIn Recruiter verarbeiten wir all diejenigen Daten, die sich aus deinem LinkedIn Profil ergeben sowie weitere Informationen, die du uns gegebenenfalls im Rahmen einer Kontaktaufnahme durch unsere Recruiter freiwillig mitteilst.
    Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO/UK GDPR. Wir haben ein berechtigtes Interesse im Beruf- und Karrierenetzwerk LinkedIn aktiv nach geeigneten Bewerbern für uns zu suchen und die Nutzer zu kontaktieren. Du kannst dieser Verarbeitung auch widersprechen. Dazu wende dich bitte an uns über die oben angegebenen Kontaktdaten.
    Wir löschen die Verknüpfung zu deinem Profil sobald wir feststellen, dass wir dich als Kandidaten nicht kontaktieren möchten oder sobald du uns nach Kontaktaufnahme signalisierst, dass du kein Interesse an einer Tätigkeit bei uns hast. Solltest du dein Profil löschen sind deine Daten auch für uns nicht mehr im LinkedIn Recruiter sichtbar.
    Weitere Informationen zum Datenschutz von LinkedIn findest du unter: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
    12. Wie erfolgt die Datenverarbeitung über Cisco Webex?
    • Angaben zum Benutzer: Name, Vorname, E-Mail-Adresse
    • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
    • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
    • Text-, Audio- und Videodaten: ggfs. hast du die Möglichkeit, die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
    Cisco Webex ist ein Service der Cisco Sytems, Inc. mit Sitz in San José, Kalifornien, USA. Es kann daher zu einer Verarbeitung deiner Daten in den USA kommen. Der Europäische Gerichtshof hat festgestellt, dass die USA kein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellt. Es besteht daher vor allem das Risiko, dass deine Daten dem Zugriff durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken unterliegen und keine wirksamen Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
    Die Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO/UK GDPR, die durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklärt wird. Solltest du Cisco Webex nicht für das Interview verwenden wollen, wende dich bitte an das Recruiting Team, um eine alternative Möglichkeit (z. B. via Telefon) zu vereinbaren. Weitere Informationen zum Datenschutz von Cisco Webex findest du unter https://trustportal.cisco.com/c/dam/r/ctp/docs/privacydatasheet/collaboration/cisco-webex-meetings-privacy-data-sheet.pdf

    13. Wie erfolgt die Datenverarbeitung auf der Website?Datenschutzinformationen zu den Verarbeitungen auf der Website https://ibmix.de/ findest du unter https://ibmix.de/datenschutz/
    Stand Februar 2024